Bestelsysteem op maat ‘Het levert ons gemak, tijdswinst en een lagere foutmarge op’

Wiegersma Zeevishandel is leverancier van verse zeevis aan met name horeca en viswinkels. Tot 2017 gaven klanten hun bestellingen altijd door per mail en telefoon. “We moesten deze vervolgens zelf invoeren in ons toenmalige facturatiesysteem”, vertelt Wim. “Vervolgens printten we de facturen ouderwets uit en stuurden deze per post op. Dat kostte de nodige tijd.”

Het was zijn collega en logistiek manager Arie Vonk die in contact kwam met Active Creations. “Hij sprak met Hans over de mogelijkheid om een eigen, op maat gemaakt bestelsysteem te laten bouwen”, legt Wim uit. “Dat leek ons ideaal.”

Uren per week tijdswinst

Dat is in de afgelopen jaren ook gebleken, kijkt Wim terug. Met het systeem kan Wiegersma Zeevishandel eenvoudig orderpiklijsten uitdraaien en digitaal facturen maken & versturen. “Het is perfect en levert ons zo een aantal uren in de week aan tijdswinst op. Het is één druk op de knop en de factuur gaat er direct uit. Mijn vrouw doet de administratie. Zij kan vanuit het systeem makkelijk de gegevens overzetten naar ons boekhoudsysteem.”

Klanten ervaren het als ‘supermakkelijk’

Ook klanten ervaren het systeem als ‘supermakkelijk’, geeft Wim aan. “Ze hebben hun eigen bestelomgeving op de telefoon, waarin ze hun vaste bestellingen kunnen zetten. Het is vervolgens een kwestie van de juiste aantallen invoeren en doorsturen. Maar ze kunnen ook zoeken op andere producten. Tot 4.00 uur ‘s nachts kunnen ze hun bestellingen plaatsen, waarna wij het diezelfde dag nog kunnen leveren.”

Minder fouten

Een ander groot voordeel van het bestelsysteem is de veel lagere foutmarge. “Voorheen namen we de bestellingen aan via de telefoon”, legt Wim uit. “We schreven ze op, wat de kans op fouten natuurlijk groter maakte. Nu voert de klant het allemaal zelf in. Zien we dan alsnog wat vreemds in zijn bestelling? Dan bellen we de klant nog even op. Maar dat komt eigenlijk bijna niet voor.”